最近、資料を探す時間が増えてきたと感じ、今日は机の整理をしました。
IDC(アメリカ合衆国の市場調査会社)の統計でこんな面白いのがありました。
|| 業内社員の業務時間の内訳 ||
1.メール対応 14.5 時間/週
2.文書作成 13.3 時間/週
3.情報分析 9.6 時間/週
4.検索 9.5 時間/週
5.編集作業 8.8 時間/週
6.情報収集 8.3 時間/週
7.文書の整理 6.8 時間/週
8.提案書作成 6.7時間/週
9.画像作成 5.6時間/週
10.Manage document routing 4.0時間/週
さまざまな企業の統計データとはいえ、思い当たるところは確かにあります。
特に「4」の検索にかける時間は社内の朝礼でも何度も話があるように、
多くの方が抱える問題だと思います。
お金をかけると便利になるソフトが存在するのですが、
私が思うに工夫をする前に導入すると脳みそが退化してしまいますので、
参考までに基本の便利な使い方を挙げたいと思います。
■検索機能 その1■
デスクトップ右下の「スタート」→「検索」→「ファイルとフォルダを指定」→「ファイル名の入力」→「検索スタート」
なんとなく名前を覚えているファイルはこの方法で簡単に探せます。
ファイルの名前を覚えていないときは、
ファイル名のところで「ファイルに含まれる単語または句」を入力します。
これはファイルの中身の文書内を探しますので、ある程度は絞られてきます。
コツとしては、ファイル名のつけ方を「211129会議資料コストについて」などのように
自分の中で統一しておくことです。
■検索機能 その2■
文書を開いたときやネットのページを開いたときに、目的の語句を探すのに手間取るときがあります。
そんな時は、[ctrl]+[F]のボタンを押します。すると検索の入力窓が現れますので、
捜したい言葉を入力し、次へを押します。
すると目的の言葉がすぐに見つかります。
このように簡単なテクニックから上級のテクニックまで便利な使い方はたくさんあります。
こうして業務の効率化を目指すことにより、仕事が速く終わるほうが気持ちいいですもんね。
今日もがんばります!